Membuat Tabel Jurnal (14)

Jurnal berasal dari kata jour (Bahasa Perancis) yang artinya hari. Sehingga, jurnal atau buku harian adalah formulir khusus yang dipakai untuk mencatat setiap bukti pencatatan secara kronologis menururt nama akun dan jumlah yang harus di debit dan di kredit. Kegiatan penjurnalan merupakan penggolongan semua transaksi ke akun masing-masing. Dan setiap menjurnal suatu transaksi, minimal ada dua akun yang terpengaruh dan jumlah debit selalu sama dengan jumlah kredit.

Melanjutkan Latihan diatas, kita buka file: Latihan Akuntansi.xls, pada direktori C:\, dalam folder My Document (C:\My Document\Latihan Akuntansi.xls). Begitu terbuka kita berada pada sheet: Akun!, dalam membuat jurnal umum ini kita membuatnya pada sheet yang bebeda, misalnya pada Sheet 2. Nama Sheet 2  kita ubah menjadi Jurnal Umum, menggunakan cara seperti telah dijelaskan dimuka. Kemudian kita membuat tabel  seperti berikut ini :( Gambar : 2.6)

Tabel : 2.2

							Tahun :
SALON "SOFIA"							Bulan  :
JURNAL UMUM							Tanggl:
Bulan     :   Januari-03                                                      Hal:
Tgl		Perkiraan	Uraian	Ref	Debet	Kredit	KJU	NRC	So
5	2	35	16	6	15	15	6	6	6

 

Jurnal yang akan dibuat ini selain memang merupakan buku jurnal umum, digunakan juga sebagai tabel entry data - tabel untuk memasukkan data. Bentuk tabel ini seperti jurnal umum biasanya hanya ditambah 3 kolom sebelah kanan untuk membuat kreteria penggolongan/penyaringan akun. Panjang tabel sampai baris (Row) ke 61, yang berarti kita mempunyai ruang pengisian data sepanjang 55 baris, mulai ‘B6 sampai ‘K60 (‘B6:K60). Baris ke 61 (terakhir) digunakan untuk kolom penjumlahan transaksi Debet dan Kredit. Didalam dunia usaha yang sesungguhnya panjang baris pengisian dapat diperpanjang sesuai dengan kebutuhan.

Panjang baris pengisian Tabel Jurnal Umum ini harus sama dengan  ruang pengisian pada Tabel Buku Besar. Dan setiap penambahan baris pengisian pada tabel ini, harus diikuti pula dengan memperpanjang ruang pengisian pada Tabel Buku Besar.

Angka 5, 2, 35, 16, 6, 15,15, 6, 6, 6 yang nampak dalam tabel maupun gambar diatas merupakan lebar kolom. Ada dua cara setidaknya, untuk menentukan lebar kolom ini yaitu dengan cara langsung: letakkan pointer pada Colum heading (Kepala Kolom yang berinisial A, B, C, D, dan seterusnya), arahkan pada batas kanan kolom sehingga pointers berubah menjadi  tanda Plus dengan kana-kirinya ada tanda panahnya. Klik mouse kiri jangan dilepas kemudian geser kekanan atau kekiri sesuai keinginan Anda. Sebelah kanan atas dari pointers tadi muncul massege box yang menginformasikan lebar kolom yang dicapai.

Menentukan lebar kolom dapat pula dilakukan dengan cara :( Gambar: 2.7 - Gambar : 2.8)

1)    Klik Format pada menubar, sorot Colum, klik Width…

2)    Muncul kolom isian untuk lebar kolom Colum Width : ketikkan angka yang merupakan lebar kolom yang Anda inginkan, klik OK.

Karena kegiatan melebarkan (atau menciutkan) kolom ini sangat intens (sering) maka untuk  mempersingkat/mempercepat proses, dapat dimunculkan Icon Colum Width  dengan cara sebagai berikut:

1)    Klik Tools pada menubar, klik Customize…

2)    Sehingga muncul kotak dialog Customize dengan Tiga menu pilihan yaitu : Toolbars, Commands, Options. Klik Commands.

3)    Di dalam menu Commands terdapat dua box lagi yaitu: Categories dan Commands. Dalam box Categories: klik  Format. Kemudian pindahkan pointer pada list box Commands, pilih icon Colum width (seperti gambar diatas) dengan menurunkan list box.

4)    Dengan drag and drop icon tersebut dibawa ke menu bar.

Dengan cara ini Anda dapat memunculkan icon (Shortcut) perintah-perintah yang sering Anda butuhkan, dengan cara drag and drop.  Bahkan dengan metode ini Anda dapat membuat menubar sendiri sesuai kebutuhan Anda (Gambar : 2.9 = Gambar : 2.10).

a.    Kolom Tanggal

Kolom Tanggal terdiri dari dua kolom, Yaitu kolom untuk menulis Bulan (kolom ‘B) dan kolom untuk menulis tanggal (kolom ‘C). Sedang penulisan nama Kolom Tanggal di kolom ’B yang kemudian di ‘merge’ (digabung) dengan kolom ‘C (‘B5 digabung dengan ‘C5 – pada Latihan ini).

Lebar kolom ‘B = 5 (untuk nama bulan) dan lebar kolom ‘C = 2 (untuk angka tanggal). Format   sel  yang terdapat dalam kolom ‘B (Tanggal) adalah format tanggal (Date) ‘Number -‘Date – Mar-97. Cara memformat sel ini adalah sebagai berikut:

1)    Pertama-tama bloklah kolom (sel/Cells) ‘B6:B61. Kemudian dalam Menubar pilih (dengan meng-Klik) Format, kemudian muncul  menu pilihan lagi, dan pilihlah (dengan meng-Klik) Cells…. Sehingga muncul box pilihan format sel yang terdiri dari pilihan : Number, Alignment, Font, Border, Pattern dan Protection.

2)    Setelah itu kilk ‘Number -‘Date – Mar-97 – OK. (secara default seluruh format sel dalam spreadsheet; ‘Number – General) (Gambar : 2.11).

b.    Kolom Perkiraan

Lebar Kolom Perkiraan dalam Latihan ini, Kolom ‘D = 35 (bisa ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan). Fungsi kolom Perkiraan itu sendiri digunakan untuk menulis jurnal  dari transaksi-transaksi yang terjadi. Yaitu akun (perkiraan/rekening) dari suatu transaksi debet dan lawannya - akun (perkiraan/rekening) dari transaksi kredit. Format sel (Kolom perkiraan) ini adalah ‘General (default format).

c.     Kolom Uraian

Kolom Uraian digunakan untuk menulis keterangan dari jurnal (Transaksi-transaksi) yang terjadi. Lebar kolom ini ‘E = 16, dapat dilebarkan lagi atau menyesuaikan kondisi yang ada.

d.    Kolom Ref

Kolom ini digunakan untuk menulis Nomor Akun dari perkiraan/rekening transaksi yang terjadi. Dalam program aplikasi Otomatisasi Akuntansi Perusahaan Jasa menggunakan MS Excel 97 ini, Kolom Ref (Kolom ‘F6:F60) digunakan sebagai tempat penulisan input data pertama kali. Yaitu dengan menuliskan nomor kode akun seperti pernah ditulis dalam sheet Akun!, yang kemudian dijadikan sebagai Tabel Array. Lebar kolom ‘F=6, dengan format sel default.

e.    Kolom Debet

Kolom Debet ini digunakan untuk menulis jumlah satuan uang dari transaksi debet yang terjadi. Lebar kolom ini – ‘G=15. Format sel dalam kolom ini adalah angka dengan satuan uang ‘Rp.’, yang di lakukan dengan cara sebagai berikut :

1)    Blok kolom ‘G dan ‘H (kolom Debet dan Kredit, karena mempunyai format sel yang sama).

2)    Memilih Format dalam  Menubar dengan meng-klik mose sebelah kiri satu kali. Kemudian klik Cells… sehingga muncul menu dalam box, seperti memformat tanggal diatas.

3)    Selanjutnya klik Number dan kemudian pilihlah Custom sehingga disebelah kanan pilihan jenis number muncul List Box  dan Text Box.

4)    Pada Text Box yang disebelah kiri atas terdapat tulisan Type:, bloklah   isian kolom ini kemuadian tuliskanlah : (Gambar :2.12)

_(Rp* #.##0,0_);[Red]_(Rp* (#.##0,0);_(Rp* "-"??_);_(@_)

                                                                                                              

f.     Kolom Kredit

Kolom Kredit ini digunakan untuk menulis jumlah satuan uang dari transaksi Kredit yang terjadi. Lebar kolom ini – ‘H=15. Format sel dalam kolom ini adalah angka dengan satuan uang ‘Rp.’, sama seperti format sel dalam kolom Debet.

g.    Kolom KJU

KJU adalah Kontrol Jurnal Umum. Fungsi kolom KJU adalah untuk mengontrol keseimbangan transaksi debet dan transaksi kredit dalam jurnal umum. Lebar kolom ini menyesuaikan kebutuhan.

h.    Kolom NRC

NRC adalah NeRaCa. Kolom NRC digunakan untuk mengotrol keseimbangan Neraca karena adanya transaksi debet dan kredit. Ketidak seimbangan Neraca, dapat disebabkan karena besarnya nilai transaksi debet dalam jurnal tidak sama dengan nilai transaksi kredit. Atau  karena salah dalam memasukan kelompok rekening.

Dengan adanya kolom ini, kesalahan dalam input data pada Tabel Jurnal ini dapat dieliminir dalam kesempatan sedini mungkin.

i.      Kolom So

Adalah kolom kreteria (debet atau kredit) Saldo Akhir dari setiap akun atau perkiraan. Kolom ini digunakan untuk mengelompokkan rekening/akun dalam Buku Besar dari setiap transaksi yang terjadi.

Dengan lebar kolom-kolom dan panjang kolom seperti ketentuan diatas, akan memenuhi seting pencetakan dengan ukuran kertas folio (ukuran 21 mm x 33 mm). Dengan Set Print Area ‘B2:H64. Proses ini dilakukan dengan cara : Blok sel ‘B2:H64, kemudian dalam Menu Bar  pilih dengan meng-Klik File. Sorot Print Area dan klik Set Print Area.

Dalam Name Box (kiri atas dari spreadsheet) akan muncul : Kode_Akun dan dibawahnya Print_Area. Apabila Print_Area tersebut kita Klik dengan mouse sebelah kiri, maka secara otomatis sel ‘B2:H64 akan terblok.

Sehingga pencetakan Jurnal Umum, dalam Latihan ini hanya sampai kolom ‘H saja. Artinya kolom kreteria disebelah kanan kolom Kredit (kolom KJU, NRC dan So) tidak ikut tercetak.