Rumus dalam kolom-kolom Jurnal Umum (22)

Memasang rumus dalam kolom Bulan

Nama bulan yang kita kehendaki adalah nama bulan saat jurnal itu dibuat. Nama bulan ini sebaiknya selalu ditampilkan saat setiap terjadi transaksi. Dan apabila tidak ada transaksi maka kolom ini kosong. Format Bulan yang digunakan adalah format pendek, misalnya: Jan-03. Dengan demikian setiap sel dalam kolom bulan ini selalu identik dengan sub judul Per : (lihat Tabel Jurnal Umum).

Logika verbal dalam penulisan rumus bulan dalam Tabel Jurnal Umum adalah sebagai berikut:

Gambar : 2.45

"Jika kolom Ref berisi, dan merupakan bagian dari Tabel array kolom ke-1, maka sel ini identik dengan sel D4 (pada tulisan bulan : 30 November 2003)". Sedang sel ‘D4 (untuk nama bulan) berasal sel ‘J2. Dan penulisan nama bulan ini hanya akan diambil Tiga huruf pertama saja.

Sehingga fungsi-fungsi yang digunakan untuk menulis rumus ini adalah :

=IF(F8<>"";REPLACE($J$2;4;5; );"")

Salin/copy rumus dari sel D8 ini keseluruh sel dalam kolom Tanggal (sebelah paling kiri).

Kolom Hari, Ref, Debet dan Kredit Kolom Hari

Merupakan  kolom input data untuk tanggal hari terjadinya transaksi. Jadi biarkan kosong. Demikian pula untuk kolom Uraian, Ref, Debet dan Kredit,  dalam Tabel Jurnal Umum.

Kolom Ref, Debet, dan Kredit tidak diberi rumus apapun, karena pada kolom inilah nantinya entry data  akan dilakukan. Jadi dalam proses otomatisasi ini input data akuntansi terletak pada Tabel Jurnal Umum, melalui kolom Hari, Ref, Debet, dan Kredit.

Memasang rumus dalam kolom kreteria/kontrol Kolom KJU

Gambar : 2.46

Kolom ini digunakan untuk mengontrol debit jurnal telah sama dengan kredit jurnal. Fungsi-fungsi yang digunakan untuk menulis rumus ini adalah :

=SUM($G$6:G6;-SUM($H$6:H6))

Salin/copy rumus dari sel I6 ini keseluruh sel dalam kolom KJU.

Kolom NRC

Kolom ini digunakan untuk mengontrol keseimbangan nercara. Bahwa input data transasksi yang dimasukkan dalam Jurnal Umum tetap menyebabkan Neraca dalam keadaan seimbang, apabila nilai dalam kolom 0 (nol). Dan terjadi ketidak seimbangan apabila kolom ini bernilai numeric lebih besar nol (>0) atau lebih kecil nol (<0).

Sehingga kolom ini berisi penjumlahan antara Aktiva dan Passiva, nilai ini dapat diambilkan dari sheet Buku Besar ataupun dari sheet Neraca Percobaan.

Fungsi  yang digunakan untuk menulis rumus ini adalah :

='Neraca Percobaan'!H34

Gambar : 2.47

'Neraca Percobaan'! adalah nama Sheet dan H34 adalah nama sel dimana ditempatkan hasil pengurangan antara jumlah Aktiva dan jumlah Passiva.

Pemasangan rumus dapat dituliskan secara langsung ataupun menggunakan Acuan Sel dalam fungsi Wizards, seperti telah dijelaskan di depan, yaitu :

1)    Klik Edit Formula (tanda =).

1)    Klik nama sheet NERACA PERCOBAAN, klik sel ‘H34.

2)    Klik OK.

Salin/copy rumus dari sel J6 ini keseluruh sel dalam kolom NRC.

Gambar : 2.48

Kolom So

Kolom ini digunakan untuk mengelompokkan setiap akun dari suatu transaksi, termasuk dalam kelompok rekening apa, apakah termasuk kelompok Aktiva (AK), kelompok Passiva (PS), kelompok Pendapatan (PD) atau kelompok Beban (BB). Sesuai dengan Tabel Array kolom ke-2 (dua).

Gambar : 2.49

Sehingga kolom ini berisi karakteristik kelompok (Tabel Array kolom ke-2), apabila kolom Ref berisi.

Fungsi  yang digunakan untuk menulis rumus ini adalah :

=IF(F6<>"";VLOOKUP(F6;Kode_Akun;2);"")

Gambar: 2.50

Dengan selesainya pemasangan rumus pada Tabel Jurnal Umum ini, entry data – memasukkan data dapat dilakukan. Namun sebelumnya, pastikan bahwa semua rumus telah terpasang dalam ruang pengisian baris ke 6 sampai dengan baris ke 61 sesuai dengan fungsi kolom masing-masing. Pengisian ini dilakukan dengan cara :

1)    Tulis tanggal hari terjadinya transaksi pada kolom Tanggal sebelah kanan.

2)    Tulis kode rekening/perkiraan pada kolom Ref, baris yang sama dengan penulisan tanggal hari terjadinya transaksi. Kode Perkiraan debet transaksi ditulis terlebih dahulu. (setiap 1 transaksi paling tidak ada 2 akun yang berubah).

3)    Ketik nilai numerik transaksi debet pada kolom Debet.

4)    Tulis tanggal hari terjadinya transaksi pada kolom Tanggal sebelah kanan pada baris bawahnya.

5)    Tulis kode rekening/perkiraan pada kolom Ref, baris yang sama dengan penulisan tanggal hari terjadinya transaksi (baris bawahnya).

6)    Ketik nilai numerik transaksi kredit (perkiraan lawan) pada kolom Kredit.

7)    Tulis keterangan dari transaksi terbut dalam kolom Uraian.

8)    Lewati Satu baris untuk memulai mencatat transasksi kedua. Demikian seterusnya sampai selesai (biasanya transaksi selama 1 bulan).